Häufige Fragen zu Wissenssicherung und Implix
Viele Unternehmen haben bereits Dokumentationen, Wikis oder SharePoint-Strukturen. Trotzdem bleibt kritisches Erfahrungswissen oft an einzelne Personen gebunden. Diese FAQ erklärt, wie Implix bei der Wissenssicherung unterstützt, wie ein erster Wissensbereich ausgewählt wird und wie aus Expertenwissen Inhalte für Übergabe, Onboarding und bestehende Wissenssysteme entstehen.
Wann ist der richtige Zeitpunkt für Wissenssicherung?
Der richtige Zeitpunkt liegt vor einer Übergabe, einem Rentenabgang oder einem Rollenwechsel. Solange die erfahrene Person noch im Unternehmen ist, lässt sich ihr Wissen systematisch erfassen. Wer wartet, muss auf Dokumente und die Erinnerungen anderer zurückgreifen, was selten ausreicht.
Ein Pilot lohnt sich auch ohne unmittelbaren Abgang, etwa beim Aufbau strukturierter Onboarding-Unterlagen, bei Wachstum oder wenn ein Bereich besonders anfällig für Wissensverlust ist.
Was ist ein Wissensbereich?
Ein Wissensbereich ist ein klar abgegrenztes Thema, eine Rolle, ein Prozess oder eine Übergabesituation. Beispiele sind das Wissen einer erfahrenen Kundenbetreuerin, der Einarbeitungsbereich für neue Produktionsmitarbeitende oder die Entscheidungslogik eines Fachplaners.
Ein gut gewählter Wissensbereich lässt sich in einem überschaubaren Pilot bearbeiten und liefert schnell verwertbare Ergebnisse.
Was entsteht am Ende?
Je nach Wissensbereich und Ziel entstehen zum Beispiel Übergabedokumente, Prozessbeschreibungen oder Inhalte für Einarbeitung und Schulung. Die Ergebnisse sind mit ihren Quellen verbunden, nachvollziehbar und können in bestehende Systeme überführt werden.
Fertige Schulungen oder vollständige Handbücher entstehen nicht automatisch. Es entsteht eine strukturierte, prüfbare Grundlage, aus der solche Formate aufgebaut werden können.
Für welche Bereiche eignet sich Implix zuerst?
Gut geeignet sind Schlüsselrollen mit hohem Erfahrungsanteil, Übergaben vor Rente oder Stellenwechsel, neue Onboarding-Prozesse sowie Bereiche, in denen wenige Personen viele Rückfragen beantworten.
Weniger geeignet für einen ersten Pilot sind stark regulierte Bereiche mit aufwendigen Freigabeprozessen.
Wie wählen wir den ersten Wissensbereich aus?
Der erste Wissensbereich sollte drei Bedingungen erfüllen: Es gibt einen konkreten Bedarf, mindestens eine erfahrene Person ist für Interviews verfügbar, und der Bereich ist überschaubar genug für einen Pilot.
Viele Organisationen beginnen mit einer Schlüsselrolle, deren Wissen besonders personengebunden ist. Im Gespräch helfen wir, den richtigen Startbereich zu finden.
Wer sollte am Anfang beteiligt sein?
Am Anfang braucht es drei Rollen: die Fachperson, die interviewt wird, jemanden, der die Ergebnisse fachlich prüfen kann, und eine verantwortliche Person, die den Pilot freigibt.
Größere Teams, IT-Abteilungen oder HR werden erst nach der Pilotauswertung relevant.
Wie viel Zeit kostet das für Fachleute?
Ein KI-geführtes Interview dauert 20 bis 45 Minuten und braucht keine Vorbereitung. Für einen Pilot reichen in der Regel ein bis drei Interviews. Wer lieber schreibt oder aufnimmt, kann das stattdessen tun.
Die eigentliche Aufbereitung übernimmt das System. Die Fachperson wird für die Prüfung der Ergebnisse kurz wieder eingebunden, aber nicht dauerhaft belastet.
Was passiert, wenn Experten nur wenig Zeit haben?
Das Interview kann asynchron stattfinden: per Audioaufnahme, ausgefülltem Formular oder in mehreren kurzen Sessions. Die KI führt durch den Prozess und passt Folgefragen automatisch an.
Wenn eine Fachperson zeitlich sehr eingeschränkt ist, klären wir im Vorgespräch, welches Format am besten passt.
Müssen vorhandene Inhalte neu erstellt werden?
Nein. Vorhandene Dokumente, Präsentationen, Prozessbeschreibungen oder frühere Aufzeichnungen werden einbezogen. Das System analysiert diese Materialien und identifiziert Lücken, die dann im Interview gezielt adressiert werden.
Ob vorhandene Dokumente vollständig sind oder nicht, ist dabei zweitrangig. Lücken sind der Ausgangspunkt, nicht ein Hindernis.
Wie funktioniert das KI-Experteninterview für Fachleute?
Das Interview wird vollständig durch die KI geführt. Auf Basis vorhandener Dokumente generiert das System gezielte Fragen für den Wissensbereich. Die Fachperson beantwortet sie per Gespräch, Formular oder Audioaufnahme.
Antworten werden automatisch strukturiert und auf Vollständigkeit geprüft.
Wie wird sichergestellt, dass die Inhalte fachlich stimmen?
Jeder Inhalt wird mit Quellenangabe erstellt, sodass die Grundlage jeder Aussage nachvollziehbar ist. Fachpersonen prüfen die strukturierten Ergebnisse und können Korrekturen einbringen, bevor Inhalte weiterverwendet werden.
Ein Ergebnis gilt als gut erfasst, wenn die prüfende Person die Inhalte ohne wesentliche Nacharbeit abnehmen kann und erklärt, dass das Wesentliche des Bereichs abgebildet ist.
Wie schützen wir sensible Daten und personenbezogene Informationen?
Datenschutz wird von Beginn an mitgedacht. Inhalte werden zweckgebunden verarbeitet, Zugriffe lassen sich steuern, und sensible Informationen können vor der Freigabe geprüft werden.
Im Pilot klären wir gemeinsam, welche Daten verarbeitet werden und welche Schutzmaßnahmen notwendig sind.
Werden unsere Daten zum Training von KI-Modellen genutzt?
Nein. Die Inhalte unserer Kunden werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
Wo werden unsere Daten gehostet?
Implix kann mit Hosting und Datenverarbeitung innerhalb der Europäischen Union betrieben werden.
Nutzen Sie externe KI-Anbieter?
Das hängt vom gewählten Betriebsmodell ab. Implix kann mit ausgewählten Cloud-Diensten oder EU-basierten Anbietern betrieben werden. Wichtig ist: Kundendaten werden nicht für fremdes Modelltraining verwendet.
Können bestehende Rollen und Berechtigungen berücksichtigt werden?
Ja. Rollen und Berechtigungen legen fest, welche Personen auf bestimmte Inhalte zugreifen können. Die Daten verschiedener Kunden werden voneinander getrennt verarbeitet.
Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
Ja. Wenn personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet werden, stellen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO bereit.
Welche Unterlagen erhalten wir für eine Datenschutz- oder IT-Prüfung?
Informationen zur Auftragsverarbeitung und zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen stellen wir auf Anfrage bereit. Eine formale Zertifizierung besteht derzeit noch nicht.
Ist Implix bereits zertifiziert?
Eine formale Zertifizierung wie ISO 27001 besteht derzeit noch nicht. Implix wird mit nachvollziehbaren Sicherheitsprozessen sowie dokumentierten technischen und organisatorischen Maßnahmen weiterentwickelt.
Wie wird Nachvollziehbarkeit sichergestellt?
Wissensinhalte können mit Quellen, Bearbeitungsständen und Freigaben dokumentiert werden. So bleibt nachvollziehbar, wie Inhalte entstanden sind und auf welcher Grundlage sie genutzt werden.
Können bestehende Systeme weiter genutzt werden?
Ja. Die strukturierten Inhalte lassen sich in SharePoint, Wikis, LMS-Systeme, interne Wissensdatenbanken oder andere Systeme überführen. Bestehende Systeme bleiben im Einsatz; Implix ergänzt den Schritt der Erfassung und Strukturierung.
Wir haben schon SharePoint oder ein Wiki. Warum Implix?
SharePoint und Wikis machen vorhandene Inhalte zugänglich. Sie setzen voraus, dass jemand diese Inhalte eingibt. Erfahrungswissen, das nie aufgeschrieben wurde, bleibt unsichtbar.
Implix erfasst dieses Wissen aus Interviews und Dokumenten und überführt es in strukturierte Inhalte, die dann in das bestehende System eingespeist werden können.
Warum reicht ein RAG-System dafür nicht aus?
Ein RAG-System ruft Wissen aus vorhandenen Quellen ab. Wenn Erfahrungswissen nie dokumentiert wurde, gibt es keine Quellen, aus denen etwas abgerufen werden könnte.
Implix schafft diese Grundlage durch strukturierte Erfassung. Die Ergebnisse können anschließend auch von RAG-Systemen genutzt werden.
Was passiert nach einem ersten Pilot?
Nach dem Pilot liegen strukturierte Wissensbausteine aus einem konkreten Bereich vor. Gemeinsam werten wir die Ergebnisse aus und klären, ob und wie das Vorgehen auf weitere Bereiche ausgeweitet wird.
Eine Entscheidung für die Ausweitung braucht es vorher nicht. Der Pilot ist eigenständig, klar umgrenzt und prüfbar.
Ist Implix mit anderen Unternehmen gleichen Namens verbunden?
Nein. Die Implix GmbH ist ein eigenständiges deutsches Unternehmen mit Sitz in Sachsen. Es besteht kein gesellschaftsrechtlicher, organisatorischer oder wirtschaftlicher Zusammenhang mit früheren Unternehmen gleichen Namens.
Unser Fokus liegt auf Software zur Erfassung und Strukturierung von Erfahrungswissen für Wissenstransfer, Onboarding und interne Wissenssysteme.